kagent.dePotenzial prüfen

KI-USE-CASES FÜR DEN MITTELSTAND

Weniger Routine.
Mehr erledigt.

Rechnungen prüfen, Kundenanfragen beantworten, Daten pflegen: Wir automatisieren die Arbeit, die euer Team jeden Tag aufhält.

10 konkrete Möglichkeiten. Passend zu euren Prozessen.
Mit euren bestehenden Systemen.

Potenzial prüfenUse Cases entdecken
Datenschutz mitgedacht. Euer Team behält die Kontrolle.
SO KANN ES LAUFENBeispielabläufe

Vom Postfach zur geprüften Rechnung.

  1. Rechnung eingegangenPDF aus eurem Rechnungspostfach
    Eingang
  2. Daten ausgelesenBetrag, Lieferant und Bestellbezug
    Erfasst
  3. Abweichung prüfenEuer Team entscheidet über die Rückfrage
    Mensch im Loop
  4. An Buchhaltung übergebenFreigegebene Daten im Zielsystem
    Freigegeben

Klare Regeln. Nachvollziehbare Schritte.

Verbinden statt ersetzenBestehende Software sinnvoll nutzen
Menschen entscheidenKritische Schritte bleiben bei euch
Wirkung sichtbar machenAm echten Prozess messen

10 ANWENDUNGEN. KONKRETE ENTLASTUNG.

Wo verliert euer Team
heute noch Zeit?

Beginnt bei einem wiederkehrenden Engpass. Hier seht ihr, was sich automatisieren lässt, wie der Ablauf aussehen kann und wo ihr die Kontrolle behaltet.

01

Geschäftsführung & Controlling

Alle Zahlen. Ein klarer Blick.

Management-Cockpits & Dashboards

Vertrieb, Marketing und Personal in einer gemeinsamen Übersicht – damit Entscheidungen nicht auf die nächste Excel-Auswertung warten.

So funktioniert’s

Heute oft

Kennzahlen liegen in verschiedenen Systemen. Euer Team sammelt und gleicht sie vor jedem Reporting neu ab.

Mit kagent

Wir verbinden relevante Datenquellen, vereinheitlichen Kennzahlen und entwickeln ein Cockpit für eure Entscheidungsfragen. Datenstand und Herkunft bleiben sichtbar.

  1. Daten verbinden
  2. Kennzahlen vereinheitlichen
  3. Entwicklungen erkennen

Kontrolle bleibt bei euch. Zugriffe nach Rolle; Kennzahlen und Datenqualität gemeinsam mit dem Fachbereich prüfen.

Das messen wir: Zeitaufwand je Reporting und Aktualität der Daten.

Für Geschäftsführung, Controlling und Bereichsleitung.

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02

Finanzen & Backoffice

Rechnungen prüfen. Ohne Abtippen.

Rechnungsverarbeitung

Belege auslesen, mit Bestellungen abgleichen und Abweichungen gezielt vorlegen. Eure Buchhaltung bearbeitet die Ausnahmen.

So funktioniert’s

Heute oft

Rechnungen treffen per E-Mail ein. Beträge, Bestellbezug und mögliche Dubletten werden von Hand geprüft.

Mit kagent

Die Lösung erfasst Rechnungsdaten und prüft definierte Regeln. Bei Abweichungen bereitet sie Rückfragen oder die Anforderung eines korrigierten Belegs vor.

  1. Beleg erfassen
  2. Regeln & Bestellung prüfen
  3. Zur Freigabe vorlegen

Kontrolle bleibt bei euch. Zahlungen und kritische Rückfragen bleiben freigabepflichtig; automatische Aktionen nur nach vereinbarten Regeln.

Das messen wir: Bearbeitungszeit pro Beleg und Anteil der Nachbearbeitung.

Für Buchhaltung, Einkauf und Unternehmen mit hohem Belegaufkommen.

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03

Dokumente & Wissen

Aus Papier wird nutzbares Wissen.

Dokumentenverarbeitung & OCR

Verträge, Scans und Akten erschließen – als strukturierte Daten und durchsuchbare Grundlage für eure weiteren Prozesse.

So funktioniert’s

Heute oft

Informationen stecken in PDFs und Papierakten. Suchen, Übertragen und Vergleichen kostet täglich Zeit.

Mit kagent

Texterkennung liest Dokumente aus, ordnet sie ein und extrahiert vereinbarte Angaben. Bei Zeichnungen und Grundrissen prüfen wir im Pilot, welche Texte und Merkmale zuverlässig erfassbar sind.

  1. Dokument erkennen
  2. Informationen strukturieren
  3. Wissen bereitstellen

Kontrolle bleibt bei euch. Unsichere Erkennungen gehen zur Prüfung. Vertragsbewertungen bleiben bei den zuständigen Fachleuten.

Das messen wir: Suchzeit, Erkennungsqualität und manuelle Nacharbeit.

Für Kanzleien, technische Betriebe und dokumentenintensive Teams.

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04

Abläufe & Zusammenarbeit

Der nächste Schritt läuft schon.

Workflow-Automatisierung

Datenübergaben, Aufgaben und Freigaben über eure bestehenden Systeme hinweg verbinden. Weniger Nachfragen, weniger Liegengebliebenes.

So funktioniert’s

Heute oft

Nach jedem Prozessschritt muss jemand Daten übertragen, eine Aufgabe erstellen oder an die Freigabe erinnern.

Mit kagent

Wir verbinden eure Anwendungen zu einem klaren Ablauf: Ein Ereignis stößt die nächsten Schritte an, Zuständigkeiten sind definiert und Fehler werden gezielt gemeldet.

  1. Ereignis empfangen
  2. Aufgabe zuordnen
  3. Freigabe & Übergabe

Kontrolle bleibt bei euch. Berechtigungen und kritische Freigaben folgen festen Regeln; Fehler landen in einem nachvollziehbaren Prüfprozess.

Das messen wir: Durchlaufzeit und Zahl manueller Übergaben.

Für Operations, Verwaltung und abteilungsübergreifende Prozesse.

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05

Service & Kundenkontakt

Schneller helfen. Auch nach Feierabend.

Kundenservice & First-Level-Support

Wiederkehrende Fragen per Chat oder Sprache beantworten. Komplexe Anliegen gehen mit dem nötigen Kontext an euer Serviceteam.

So funktioniert’s

Heute oft

Standardfragen binden das Team. Außerhalb der Servicezeiten warten Kunden auf eine erste Antwort.

Mit kagent

Ein KI-Assistent beantwortet freigegebene Standardfragen aus eurer Wissensbasis, erfasst Anliegen und leitet sie an die passende Stelle weiter. So ist eine erste Anlaufstelle rund um die Uhr möglich.

  1. Anliegen verstehen
  2. Wissen nutzen
  3. Lösen oder übergeben

Kontrolle bleibt bei euch. Klare Grenzen, erkennbare KI-Kommunikation und Übergabe an Menschen. Verbesserungen werden geprüft, bevor sie live gehen.

Das messen wir: Antwortzeit, Lösungsquote und Qualität der Übergaben im Pilot.

Für Service-Teams mit wiederkehrenden, gut dokumentierten Anfragen.

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06

Vertrieb & Marketing

Relevante Ansprache statt Serienfloskeln.

B2B-Outreach & E-Mail-Kampagnen

Passende Zielgruppen, bessere Entwürfe und nachvollziehbare Nachbereitung – für eine Ansprache mit echtem Bezug zum Empfänger.

So funktioniert’s

Heute oft

Recherche, Textentwürfe und Nachverfolgung erfolgen getrennt. Gute Kontakte gehen zwischen Postfach und CRM verloren.

Mit kagent

Wir strukturieren Zielgruppen und entwickeln Kampagnen für freigegebene Kontakte. KI unterstützt bei Recherche, Textvarianten und der Zuordnung von Rückmeldungen zum Vertrieb.

  1. Zielgruppe schärfen
  2. Ansprache freigeben
  3. Rückmeldungen zuordnen

Kontrolle bleibt bei euch. Kontaktgrundlage, Versandfreigaben und Abmeldungen vorab klären. Kein unkontrollierter Massenversand.

Das messen wir: Qualifizierte Antworten und daraus entstandene Gespräche.

Für B2B-Vertrieb, Partnergewinnung und Bestandskundenkommunikation.

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07

Personal & Recruiting

Mehr Zeit für passende Gespräche.

Bewerbermanagement & Recruiting

Stellenanzeigen vorbereiten, Unterlagen ordnen und Termine koordinieren. Euer HR-Team konzentriert sich auf die Menschen.

So funktioniert’s

Heute oft

Bewerbungen, Terminabstimmung und wiederkehrende Rückfragen verteilen sich auf mehrere Postfächer und Listen.

Mit kagent

Wir unterstützen Ausschreibungen, strukturierte Gesprächsleitfäden und administrative Abläufe. Ein offengelegter Sprachassistent kann definierte organisatorische Fragen aufnehmen und Termine koordinieren.

  1. Bewerbung erfassen
  2. Unterlagen & Termine ordnen
  3. HR übernimmt

Kontrolle bleibt bei euch. Keine automatische Bewerberauswahl oder Absage. Auswahlentscheidungen und Bewertungen bleiben beim HR-Team.

Das messen wir: Administrativer Aufwand und Zeit bis zur Rückmeldung.

Für Personalteams und Unternehmen mit regelmäßigem Einstellungsbedarf.

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08

Vertrieb & Kundenbeziehungen

Ein CRM, das mitarbeitet.

CRM-Management & Automatisierung

Kontakte aktuell halten, Aktivitäten zuordnen und nächste Schritte vorbereiten. Damit euer Vertrieb mehr Zeit beim Kunden verbringt.

So funktioniert’s

Heute oft

Kundendaten liegen in Excel, E-Mails und Formularen. Der aktuelle Stand hängt davon ab, wer zuletzt etwas eingetragen hat.

Mit kagent

Wir bereinigen und integrieren Daten, verbinden Postfach und CRM und automatisieren definierte Pipeline-Schritte. Eine individuelle Lösung prüfen wir, wenn bestehende Systeme euren Prozess nicht sinnvoll abbilden.

  1. Daten zusammenführen
  2. Vorgänge aktualisieren
  3. Nächsten Schritt vorbereiten

Kontrolle bleibt bei euch. Dubletten und unklare Zuordnungen prüfen; Änderungen protokollieren und Zugriffe begrenzen.

Das messen wir: Pflegeaufwand, Datenvollständigkeit und offene Folgeaufgaben.

Für Vertriebsteams mit vielen Kontakten und wiederkehrenden Abläufen.

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09

Empfang & Terminorganisation

Anrufe annehmen. Das Team entlasten.

Branchenspezifische Voice-Agents

Ein digitaler Empfang nimmt Anliegen auf, beantwortet definierte Fragen und koordiniert Termine – passend zu eurem Betrieb.

So funktioniert’s

Heute oft

Das Telefon unterbricht laufende Arbeit. Verpasste Anrufe müssen zurückverfolgt und Anliegen erneut erklärt werden.

Mit kagent

Wir entwickeln einen Sprachassistenten für klar begrenzte Aufgaben und eure Terminlogik. Bei sensiblen Tätigkeiten prüfen wir besonders sorgfältig, welche Daten verarbeitet werden und wo die Systeme laufen.

  1. Anruf entgegennehmen
  2. Anliegen & Termin erfassen
  3. Gezielt weiterleiten

Kontrolle bleibt bei euch. KI-Nutzung transparent machen, menschlichen Kontakt ermöglichen und sensible Anliegen weitergeben. Hosting allein ersetzt keine vollständige Datenschutzprüfung.

Das messen wir: Erreichbarkeit, korrekt erfasste Anliegen und notwendige Rückrufe.

Für terminintensive Dienstleister; sensible Berufsgruppen nach gesonderter Prüfung.

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10

Handel & Operations

Vom Lieferschein direkt ins System.

Daten-Automatisierung & Machine Learning

Pfandbelege, Lieferscheine und andere Betriebsdaten ohne doppelte Eingabe weiterverarbeiten. Auch für eure ganz eigenen Abläufe.

So funktioniert’s

Heute oft

Im Großhandel werden gescannte Belege abgetippt. Unterschiedliche Formate erschweren Zuordnung und Auswertung.

Mit kagent

Wir lesen relevante Felder aus, prüfen Mengen und Zuordnungen und übergeben die Daten an euer System. Bei geeigneter Datenbasis können Modelle zusätzlich Auffälligkeiten oder Bedarfe sichtbar machen.

  1. Belege auslesen
  2. Daten validieren
  3. Ins Zielsystem übertragen

Kontrolle bleibt bei euch. Unklare Werte in eine Prüfliste geben. Prognosen erst nach Prüfung an historischen Daten im Betrieb einsetzen.

Das messen wir: Aufwand pro Vorgang, Übertragungsfehler und Prognosegüte, falls relevant.

Für Großhandel, Logistik und Unternehmen mit individuellen Datenprozessen.

Diesen Ablauf besprechen

Die Abläufe zeigen mögliche Lösungen, keine bereits gemessenen Kundenprojekte. Umfang und Nutzen prüfen wir gemeinsam an eurem Prozess.

DAS ZIEL IST EINFACH

Das System arbeitet.
Euer Team kommt weiter.

Mehr Zeit für Kunden, Entscheidungen und gute Arbeit.

SICHERHEIT IST TEIL DES PROZESSES

Eure Daten verdienen
klare Grenzen.

KI soll Arbeit abnehmen. Ihr müsst dabei wissen, welche Daten wohin fließen, wer Zugriff hat und wann ein Mensch entscheidet. Genau das planen wir von Anfang an mit.

Nur die Daten, die nötig sind.

Datenflüsse dokumentieren, Zugriffe nach Rollen begrenzen und passende Lösch- und Aufbewahrungsregeln festlegen.

Hosting passend zum Schutzbedarf.

Je nach Anforderung prüfen wir europäisches Hosting oder den Betrieb in eurer eigenen Infrastruktur – inklusive der angebundenen KI-Dienste.

Freigaben statt Kontrollverlust.

Zahlungen, sensible Antworten und Personalentscheidungen bleiben in menschlicher Verantwortung. Unsichere Ergebnisse gehen zur Prüfung.

Auch im Betrieb nachvollziehbar.

Protokollierung, Fehlerbehandlung und überwachte Abläufe einplanen. Änderungen testen, bevor sie produktive Prozesse beeinflussen.

Besonders sensible Daten?

Bei Gesundheits-, Mandanten- oder Personaldaten stimmen wir Datenverarbeitung, Dienstleister und Schutzmaßnahmen mit euren Verantwortlichen ab. Eine passende technische Lösung beginnt mit einer sorgfältigen Prüfung.

KLEIN STARTEN. GEZIELT AUSBAUEN.

Erst verstehen.
Dann automatisieren.

Ihr braucht kein fertiges KI-Konzept. Ein Prozess, der euch regelmäßig Zeit kostet, ist der richtige Ausgangspunkt.

  1. 01

    Engpass verstehen

    Wir betrachten euren Ablauf, die Systeme und den heutigen Aufwand.

  2. 02

    Potenzial eingrenzen

    Wir klären Daten, Schutzbedarf, Machbarkeit und ein messbares Ziel.

  3. 03

    Pilot umsetzen

    Ein begrenzter Prozess mit klaren Regeln und Freigaben geht in den Test.

  4. 04

    Wirkung prüfen

    Wir vergleichen Aufwand und Qualität mit dem bisherigen Ablauf.

  5. 05

    Stabil betreiben

    Dokumentieren, überwachen und ausbauen, wenn der Nutzen überzeugt.

GUT ZU WISSEN

Eure Fragen.
Klare Antworten.

Müssen wir unsere bestehende Software ersetzen?

Meist ist die Verbindung vorhandener Systeme der sinnvollste Start. Wir prüfen Schnittstellen, Datenqualität und Zugriffsrechte. Eine individuelle Anwendung kommt infrage, wenn euer Prozess damit besser abgebildet werden kann.

Welcher Use Case eignet sich für den Einstieg?

Ein häufiger, klar abgegrenzter Ablauf mit verfügbaren Daten und einem verantwortlichen Fachbereich. Beispielsweise Belege auslesen oder Anfragen zuordnen. Im Potenzial-Check priorisieren wir nach Aufwand, Nutzen und Schutzbedarf.

Wie viel Zeit oder Geld sparen wir damit?

Das hängt von Volumen, Datenqualität, Ausnahmen und Integrationsaufwand ab. Vor dem Pilot erfassen wir den heutigen Aufwand. Danach vergleichen wir Bearbeitungszeit, Nacharbeit und Qualität. Eine pauschale Ersparnis versprechen wir nicht.

Was passiert, wenn die KI unsicher ist?

Wir definieren Prüfregeln und Übergaben an euer Team. Unsichere oder unvollständige Ergebnisse werden zur Bearbeitung vorgelegt. Kritische Schritte erhalten eine ausdrückliche Freigabe.

Können unsere Daten in eigener Infrastruktur bleiben?

Für passende Anwendungsfälle prüfen wir lokalen Betrieb oder dedizierte Hosting-Optionen. Dabei betrachten wir auch Texterkennung, Sprachverarbeitung, Modelle und weitere Dienstleister. Welche Lösung geeignet ist, hängt von euren fachlichen und technischen Anforderungen ab.

EUER NÄCHSTER SCHRITT

Bringt einen Zeitfresser mit.
Wir schauen gemeinsam drauf.

Im Strategiegespräch klären wir, welcher Ablauf sich als erster Pilot eignet.

Potenzial prüfen

Euer Prozess. Eure nächsten Schritte.